办理地下空间备案的步骤如下：
提交使用用途、范围和期限的说明。
提交产权登记证明或者所有权人共同决定使用普通地下室的证明。
提交规划文件，如果规划用途不明确，需提交城乡规划行政主管部门对使用用途确认的文件；如果改变规划用途，需提交城乡规划行政主管部门变更规划文件。
提交卫生计生行政主管部门检查合格证明或者具有相应资质的检测机构出具的通风系统和空调系统卫生检测合格证明。
提交依法须经消防安全检查方可投入使用、营业的，公安消防机构出具的消防安全检查合格证明。
如果进行结构改造，需提交房屋安全鉴定机构出具的房屋结构安全鉴定报告。
提交依法应当提交的其他文件。
以上信息仅供参考，具体流程和所需材料可能因各地要求而有所不同，建议咨询相关部门获取具体信息。
地下室备案需要准备以下材料：
《北京市普通地下室使用登记备案表》原件一式两份。
使用人对使用用途、范围和期限的说明。
产权登记证明或者所有权人共同决定使用普通地下室的证明。
按规划用途使用的，提交规划文件；规划用途不明确的，提交规划部门对使用用途确认的文件；改变规划用途的，提交规划部门变更规划文件。
卫生主管部门检查合格证明或者具有相应资质的检测机构出具的通风系统和空调系统卫生检测合格证明。
依法须经消防安全检查方可投入使用、营业的，提交公安消防机构出具的消防安全检查合格证明。
进行结构改造的，提交房屋安全鉴定机构出具的房屋结构安全鉴定报告。
依法应当提交的其他文件。
以上材料仅供参考，具体所需材料可能因各地要求而有所不同，建议向当地相关部门咨询具体要求。
